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5 de julho de 2022

Como Inserir Data e Hora no Planilhas Google

A planilha do Planilhas Google possui duas formas para inserir data e hora nas células das páginas, a primeira através das funções AGORA e HOJE, que mantêm a data e hora atualizadas na página e a outra através de teclas de atalho, que mantêm o valor estático, sem atualizações de data e hora. Além dessas duas formas tem a tradicional, que é digitar a data e hora diretamente na célula.

A escolha da forma de inserir a data e hora vai depender da aplicação e uso da planilha. Se for usar a planilha e precisa que as informações de data e hora estejam atualizadas, de acordo com o dia e horário de utilização da planilha, use as funções, se deseja manter a data e hora com o valor sem atualização, use as teclas de atalho ou insira a data e hora manualmente na célula.

Como inserir data e hora usando a função AGORA

Com a função AGORA é possível inserir data e hora, somente data, ou somente hora. O que vai ser exibido depende da formatação aplicada na célula. A função AGORA() não possui argumentos, podendo ser digitada diretamente na célula.

Para usar a função, digite =AGORA() na célula que for inserir a data e hora:

Como formatar a data e hora

Para exibir somente a data, somente a hora ou personalizar o formato da data ou hora, use as opções de formatação existentes no menu Formatar > Número. Neste menu temos as opções Data, Hora, Data hora, Duração e Data e hora personalizadas.


A opção Data e hora personalizadas permite fazer uma personalização maior na apresentação da data e hora. Para acessar a janela de data e hora personalizada, clique no menu Formatar > Números > Data e hora personalizadas.


Para personalizar a exibição da data e hora, selecione dentre os vários formatos listados na janela Formatos de data e hora personalizados ou monte a data e hora, selecionando os campos desejados na caixa de texto ao lado do botão Aplicar

O Planilhas Google exibe a data e hora usando a regra da localidade configurada na planilha. Para formatar a data e hora usando a regra de outra localidade, altere a configuração da planilha, através do menu Arquivo > Configurações

Na janela Configurações desta planilha, vá para a guia Geral, selecione a Localidade na lista suspensa e clique em Salvar definições


Lembre-se que alterar essa configuração vai afetar todas as informações de data e moeda da planilha.

Como inserir data usando a função HOJE

Com a função HOJE é possível inserir somente a data. A função HOJE() não possui argumentos, podendo ser digitada diretamente na célula.

Para usar a função, digite =HOJE() na célula que for inserir a data:


Para formatar a data você pode usar as mesmas opções de formatação mencionadas no item Como formatar a data e hora, só que nesse caso podemos usar somente as opções para formatação de data, já que essa função não possui a informação de horas.

Como atualizar a data e hora

Com a função AGORA ou HOJE é possível escolher nas configurações da planilha, como e com qual frequência atualizar a data e hora.

Para configurar como atualizar a data e hora, vá para o menu Arquivo > Configurações. Na janela Configurações desta planilha, vá para a guia Cálculo. Na lista suspensa Recálculo, existe as opções:
  • ao alterar
  • ao alterar e a cada minuto
  • ao alterar e a cada hora
Selecione dentre as opções, a adequada para sua planilha e clique em Salvar definições.

Como inserir data e hora usando teclas de atalho

A inserção de data e hora usando teclas de atalho, insere a data e/ou hora atual na célula, mas não atualiza mais a data e hora, permanecendo com o valor de entrada.

Na documentação do Google as teclas de atalhos para inserir a data e/ou hora são:

Inserir data atual:  CTRL + ; 
Inserir data e hora atuais: CTRL + ALT+ SHIFT +
Inserir hora atual: CTRL + SHIFT + ; 

Mas existe uma observação na documentação que diz que essas teclas de atalho podem não funcionar para todos os idiomas e teclados. No meu caso, que possuo um notebook da Dell com teclado em português, de fato não funcionou. As teclas de atalho que funcionaram foram:

Inserir data atual:  CRTL + Ç
Inserir data e hora atuais: CTRL + ALT + SHIFT + Ç
Inserir hora atual: CRTL + SHIFT + Ç

Com essas duas opções de inserção de data e hora na planilha do Planilhas Google, temos a liberdade de usar e configurar o melhor formato e definir as formas de atualização da informação de data e hora.

Leia a seguir 

8 de abril de 2022

Como Inserir Minigráficos no Planilhas Google

 


Com o aumento da utilização de relatórios, devido à grande quantidade de informações e a dificuldade para interpretar os dados, cada vez mais precisamos representar as informações de forma visual. O Planilhas Google possui uma função para criar gráficos em miniatura em uma célula, que pode ser usada para exibir a tendência ou evolução dos valores em cada linha ou coluna. 

A função do Planilhas Google que cria gráficos em miniatura na célula é a SPARKLINE. Os tipos de gráficos em miniatura existentes são:

  • Linha
  • Barra
  • Coluna
  • Ganho e Perdas

A função SPARKLINE é representada pela fórmula:

SPARKLINE(dados; [opções])

No argumento dados devemos preencher com o intervalo das células onde estão os valores para usar no gráfico. 

No argumento opções, que é opcional, podemos detalhar algumas características de formatação do gráfico, como cor, espessura de linha, eixos, representação das células vazias. Quando preenchido, deve sempre usar o formato opção \ valor.

Vamos mostrar como criar gráficos em miniatura em uma planilha de marketing, com informações de visualizações e ganhos de um site.

Como criar o gráfico em miniatura

Para criar um gráfico em miniatura em uma célula da planilha, podemos digitar o nome da função diretamente na célula ou inserir a função através do menu Inserir > Função > Google > SPARKLINE

Após inserir a função preencha o primeiro argumento dados que é obrigatório, com o intervalo das células, onde estão os valores a serem usados no gráfico. 

No exemplo abaixo, temos um gráfico de linha, cujos valores estão entre as células B2 e G2 e a função SPARKLINE que está na célula H2.


Este é um gráfico do tipo Linha. Para criar os gráficos de outros tipos como barra, coluna e ganhos/perdas, devemos preencher o argumento opções da função SPARKLINE, com a opção charttype. Essa opção pode ter os valores:

  • line: para o gráfico de linha, por exemplo: =SPARKLINE(A2:A10;{"charttype"\"line"}). No caso do gráfico tipo Linha, não é necessário preencher o campo charttype, porque se estiver vazio, o Planilhas Google cria o gráfico do tipo Linha, por padrão. 
  • bar: para o gráfico de barra, por exemplo: =SPARKLINE(A2:A10;{"charttype"\"bar"})
  • column: para o gráfico de coluna, por exemplo: =SPARKLINE(A2:A10;{"charttype"\"column"})
  • winloss:  para o gráfico de perdas e ganhos, por exemplo: =SPARKLINE(A2:A10;{"charttype"\"winloss"})

No exemplo abaixo, temos um gráfico miniatura tipo Coluna:


Como formatar o gráfico em miniatura

Dependendo do tipo de gráfico, o Planilhas Google fornece um conjunto de opções específicas de formatação para cada gráfico. Você pode ver todas as opções na Ajuda do Planilhas Google.

Vamos destacar somente alguns exemplos de formatações, que podemos fazer em cada tipo de gráfico.

Gráfico miniatura Linha

No gráfico miniatura tipo Linha vamos alterar a cor e a espessura da linha no gráfico, usando as opções color e linewidth.

=SPARKLINE(B2:G2;{"charttype"\"line";"color"\"blue";"linewidth"\2})

ou

=SPARKLINE(B2:G2;{"charttype"\"line";"color"\"#0000ff";"linewidth"\2})

Na opção color use o nome da cor em inglês ou o código hexadecimal da cor. No primeiro exemplo, usamos "blue", no segundo exemplo, usamos "#0000ff" que representa a cor azul.

Lembre-se todas as opções de cor podem usar o nome da cor em inglês, ou o código hexadecimal da cor.

Na opção linewidth digite um número que representa a espessura da linha no gráfico, no exemplo usamos o valor 2.


Gráfico miniatura Coluna

No gráfico miniatura tipo Coluna vamos alterar a cor, usando a opção color

=SPARKLINE(B3:G3;{"charttype"\"column";"color"\"green"})

Na opção color use o nome da cor em inglês ou código hexadecimal, no exemplo, usamos "green".


Gráfico miniatura Ganhos e Perdas

No gráfico miniatura de Ganhos e Perdas vamos alterar a cor do gráfico e a cor da coluna que possui valor negativo, usando as opções color e negcolor.

=SPARKLINE(B4:G4;{"charttype"\"winloss";"negcolor"\"red";"color"\"darkblue"})

Na opção negcolor use o nome da cor em inglês ou código hexadecimal, no exemplo, usamos "red".

Na opção color use o nome da cor em inglês ou código hexadecimal, no exemplo, usamos "darkblue".


Gráfico miniatura Barra

No gráfico miniatura tipo Barra vamos alterar a cor das barras, usando as opções color1 e color2.

=SPARKLINE(B5:G5;{"charttype"\"bar";"color1"\"blue";"color2"\"yellow"})

As opções color1 e color2 definem as cores da primeira e segunda cor usadas no gráfico. No exemplo, usamos as cores azul e amarelo. 

Como exibir células vazias no gráfico em miniatura

Se existirem células vazias no meio dos dados da planilha, podemos definir como o gráfico vai apresentar a informação da célula vazia. Nesse caso use a opção empty, que pode receber os valores zero, para classificar a célula vazia como se tivesse um valor numérico zero, ou ignore, para ignorar a célula vazia.

=SPARKLINE(B2:G2;{"charttype"\"line";"empty"\"ignore"})

No exemplo, usamos a opção empty como ignore.


Agora que você viu como criar e formatar gráficos em miniatura no Planilhas Google, pode melhorar a apresentação visual das informações em suas planilhas, incluindo os gráficos, para facilitar a compreensão da evolução ou tendência dos dados.

Leia a seguir

5 de janeiro de 2022

Como criar lista suspensa no Planilhas Google

 


Quando preenchemos uma planilha normalmente existem células que devem ser preenchidas com informações repetidas em todas as linhas da planilha. Se as informações forem sempre as mesmas como se pertencessem a uma lista de dados, fica mais fácil e rápido selecionar uma lista de dados. Esta possibilidade existe no Planilhas Google, através da inserção de uma lista suspensa na célula.

Ao invés de termos o dado preenchido em vários formatos como por exemplo, usar a primeira letra maiúscula ou minúscula, colocar a palavra no singular ou plural, vamos ter uma consistência na entrada do dado, o que facilita o preenchimento, a busca e o filtro das informações na planilha.

Vamos mostrar como criar lista suspensa no Planilhas Google, usando lista de itens ou lista de itens de um intervalo, com um exemplo de uma planilha com informações de documentos de pessoas. Se prefere o tutorial no formato de vídeo, assista ao vídeo no final da página.

O exemplo que vamos usar mostra uma célula onde podemos escolher o tipo de documento RG, CPF ou CNH. No momento de preencher a célula, ao invés de digitar o tipo de documento, selecionamos o tipo em uma lista suspensa.

Como criar lista de itens

Abra a planilha, selecione as células que devem exibir a lista suspensa e vá  até o menu Dados > Validação de dados.


Na janela “Validação de Dados” vá até o campo “Critérios”, selecione “Lista de itens”, digite os itens da lista suspensa, separados por vírgula e clique no botão “Salvar”.


Para usar a lista suspensa e preencher os dados na planilha, vá até a célula onde inseriu a lista suspensa, clique na seta do lado direito e selecione o item desejado da lista.


Como criar lista de um intervalo

Para criar a lista suspensa na célula usando uma lista de intervalo é necessário criar uma lista em um outro local. Pode ser na mesma planilha mas em uma posição fora da tabela de dados atual, ou em uma outra página da planilha, vamos optar em inserir a lista de itens em uma outra página

Abra a planilha, crie uma nova página e insira os itens da lista suspensa. 

Vá para a página onde estão seus dados, selecione as células que devem exibir a lista suspensa e vá  até o menu Dados > Validação de dados.

Na janela “Validação de dados”, vá até o campo “Critérios”, selecione “lista de um intervalo”. No campo ao lado preencha com o intervalo onde estão os dados e clique no botão “Salvar”.


Para usar a lista suspensa use o mesmo procedimento descrito em como criar lista de itens.

Como excluir a lista suspensa

Selecione todas as células que possuem a lista suspensa, vá até o menu Dados > Validação de Dados e clique no botão “Remover validação” na janela “Validação de dados”.

Com o recurso de lista suspensa é mais fácil preencher as páginas das planilhas, além de facilitar a busca por palavras, já que os dados da lista suspensa possuem as palavras com a mesma formatação, evitando a dúvida se a palavra está em letra maiúscula ou minúscula.

Assista ao vídeo como criar lista suspensa no Planilhas Google para facilitar o preenchimento de dados repetidos na planilha.

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