24 de outubro de 2018

Como Abrir Arquivo CSV no Excel

O arquivo texto separado por vírgula ou ponto e vírgula, normalmente conhecido como arquivo com extensão CSV é bem antigo, sendo usado desde o início da computação quando se começou a falar em armazenar dados em arquivo texto, ainda é usado com frequência nos dias de hoje.

Este tipo de arquivo armazena informações no formato de tabelas, com os dados armazenados em linhas e colunas, onde cada coluna por ser separada por algum tipo de separador, como vírgula, ponto e vírgula ou Tab, sendo os mais comuns vírgula ou ponto e vírgula.

Podemos criar os arquivos CSV em qualquer editor de texto ou em uma planilha Excel. Alguns tipos de banco de dados exportam os dados neste formato. Atualmente tanto os bancos de dados com padrão SQL ou NOSQL podem exportar os dados neste formato. No caso do NOSQL existem algumas limitações devido à estrutura dos dados.

Apesar de podermos visualizar os dados de um arquivo CSV em qualquer editor de textos como por exemplo, o Notepad, o melhor é abrir em uma planilha Excel, para visualizar os dados no formato de linhas e colunas.

Quando os dados são somente texto a importação do arquivo CSV para o Excel ocorre sem nenhum problema, mas se os dados forem por exemplo, numéricos, como um CPF, o Excel vai importar os dados como número e nesse caso teremos problemas na conversão dos dados.

Se você tiver por exemplo, uma lista com número de documento tipo CPF, os números que começarem com o dígito 0 vão ser exportados de forma incorreta para o Excel ou seja, os números que começam com 0 vão ser exportados sem o primeiro 0 por ser um número. Veja um exemplo:

Compare o CPF do Nome2 e do Nome8 exibido no Notepad e no Excel. No Notepad observe que o CPF inicia com o dígito 0 e no Excel em ambos os casos o CPF aparece sem o dígito 0.

Para evitar que esse problema aconteça, ao invés de abrir o arquivo CSV diretamente no Excel, devemos importar os dados como se fosse um banco de dados para uma planilha Excel e definir o tipo de dados de cada "coluna", no nosso caso seria a coluna do CPF.

Como importar arquivos CSV para o Excel do Office365

1. Com o Excel aberto, selecione a guia Dados, no grupo de comandos Obter e Transformar Dados e selecione o comando De Text/CSV.

2. Selecione o arquivo CSV desejado e clique no botão Transformar Dados.

3. Na tela Power Query Editor selecione a Column2 onde estão os dados com CPF, e altere o campo Tipo de Dados para Texto.

Quando o Excel exibir a janela Alterar Tipo de Coluna, clique no botão Substituir atual.

4. Clique em Fechar e Carregar para importar o arquivo.

5. O Excel faz a importação dos dados com o CPF no formato correto.

A importação dos dados de um arquivo CSV para o Excel existe há muito tempo desde as versões mais antigas do Excel, mas no Office 365 a forma de definir o tipo dos dados por coluna ficou um pouco diferente, não tão intuitivo como era nas versões anteriores, mas com muito mais opções de configuração e customização dos dados.

Rosana de Oliveira

Tenho formação em Engenharia Eletrônica pelo Centro Universitário FEI. Possuo experiência em desenvolvimento de software e escrita técnica de manuais e tutoriais. Com a experiência adquirida criei o Blog da Romar, onde publico posts sobre tecnologia e tutoriais.
Para entrar em contato preencha o Formulário de Contato.

16 de julho de 2018

Como Obter Dados de Células Deslocadas no Excel

A função de preenchimento automático do Excel resolve vários problemas quando é necessário preencher automaticamente uma linha ou coluna com informações em série, como por exemplo, uma série de números pares ou uma série de números sequenciais. Agora se for necessário executar a mesma função de preenchimento automático com uma série de dados deslocados nas células, não é possível utilizar somente a função de preenchimento automático, precisamos usar a função DESLOC do Excel.

Por exemplo, suponha que exista uma lista com nome de pessoas intercalado com a idade em uma coluna e precisamos obter somente a informação de idade, como mostrado na Figura 1.

Figura 1

Para obter os dados exibidos na coluna C não é possível utilizar somente o preenchimento automático do Excel, neste caso precisamos utilizar uma fórmula para exibir somente os dados de idade da coluna A na coluna C.

Uma fórmula que pode resolver este problema é a seguinte:

sendo;

ref (Obrigatório): Referência de onde se deseja iniciar o deslocamento.
lins (Obrigatório): Número de linhas, para cima ou para baixo, que a célula superior esquerda irá se referenciar. Por exemplo, usando o valor 5 especifica que a célula superior esquerda está 5 linhas abaixo da referência.
cols (Obrigatório): Número de colunas à esquerda ou direita, que a célula superior esquerda do resultado irá se referenciar. Por exemplo, usando o valor 5 especifica que a célula superior esquerda está 5 colunas a direita da referência.
altura (Opcional): A altura em número de linhas que se deseja que a referência retorne. A altura deve ser um número positivo.
largura (Opcional): A largura em número de colunas que se deseja que a referência retorne. A largura deve ser um número positivo.

Para o exemplo da Figura 1 insira a seguinte fórmula na célula C1:

=DESLOC($A$2;(LIN()-1)*2;0)

sendo:

$A$2 : A referência de onde se deseja iniciar o deslocamento ou seja, linha A2
(LIN()-1)*2 : Número de linhas para baixo que a célula superior esquerda irá se referenciar. Neste caso utilizamos outra fórmula para calcular a posição das linhas da idade. A função LIN() retorna o número da linha de uma referência.
0 : Número de colunas a direita que a célula superior esquerda irá se referenciar, neste caso é a primeira coluna, portanto o valor 0.

Após inserir a fórmula na célula C1 utilize o método de preenchimento automático do Excel para obter todas as linhas da idade ou seja, selecione a célula C1 e arraste o mouse até obter todos os dados de idade, como mostrado na Figura 2.