Muitos escritores começam a escrever sem ter a menor ideia de
qual caminho tomar. Isso se aplica a várias áreas de escrita como por exemplo,
ficção, negócios ou até mesmo acadêmica. Se você for escrever em e-mail tudo
bem não planejar antes, porque você já sabe o que vai escrever. Agora se você
for escrever um manual ou um relatório é necessário fazer um planejamento antes
de iniciar a escrita.
O planejamento vai auxiliar nas tomadas de decisões sobre
quais tópicos e níveis de detalhamento que você deve colocar no documento, além
de apresentar uma visão clara e organizada que o documento deve possuir na apresentação
final. Com esta visão fica mais fácil e rápido elaborar o documento.
Antes de iniciar um documento devemos nos fazer algumas
perguntas:
- Porque estou escrevendo este documento?
- Qual o objetivo?
- Quem vai ler e qual informação a pessoa necessita.
1. Defina qual o Propósito
Defina o motivo de escrever o documento. Sem uma definição
clara do propósito do documento fica difícil escrever. Como você vai saber qual
informação incluir e o nível de detalhamento necessário. Alguns exemplos de
propósito podem ser:
- Interpretar resultados de laboratório
- Fornecer instruções
- Descrever serviços disponíveis para o cliente
- Reportar a solução para um problema
- Iniciar um novo procedimento
- Estabelecer sua credibilidade profissional
- Gerar Negócios
2. Defina seus Objetivos
Antes de iniciar a escrita de qualquer tipo de documento
precisamos definir qual o objetivo do documento, por exemplo fazer com que um
usuário consiga utilizar um software, um técnico consiga instalar um
equipamento, um cliente consiga montar um equipamento.
3. Defina sua Audiência
Conhecer a audiência é importante para escrever um
documento. Se você conhece a audiência fica mais fácil definir como escrever e
o grau de dificuldade do texto. Se a audiência é um grupo de pessoas por
exemplo, técnicos especializados de uma área específica, o documento pode ter
mais termos técnicos da área e você não precisa se preocupar em definir todos
os termos, porque a audiência já conhece o assunto.
Se for um grupo de pessoas com conhecimento variado e você
precisa escrever um documento técnico, vai ser necessário explicar com mais
detalhes os termos técnicos, porque nem todas as pessoas da audiência conhecem
o assunto. Escrever um documento desse tipo é um pouco mais complicado.
Procure conhecer a sua audiência, pesquise quais são os interesses, quais são as informações que a audiência necessita. Somente após conhecer a sua audiência é que você deve escrever o documento. 4. Entenda o Tipo de Documento
A forma que as pessoas leem depende do tipo de material. Se
for um livro para distração, tipo uma aventura ou um romance, as pessoas leem
do começo ao fim. Se for uma apostila ou livro didático o leitor normalmente lê
os capítulos de interesse e antes de ler o próximo capítulo procuram entender o
capítulo anterior, porque normalmente existe uma dependência no entendimento
dos capítulos anteriores para entender o próximo.
Se for um manual ou um relatório o leitor procura
diretamente a informação desejada. Os manuais são destinados principalmente
para procurar informações, para resolver um problema, responder uma dúvida ou
para completar uma tarefa.
Para esse tipo de documento você pode seguir alguns passos que
facilitam a procura da informação pelo usuário, por exemplo:
- Organize as informações relacionadas no mesmo local.
- Divida o texto em partes lógicas.
- Crie uma tabela de conteúdo com a relação dos tópicos. Se o documento possuir mais de 50 páginas crie também um índice alfabético.
- Utilize técnica de apresentação, tipo listas numeradas, tabelas e diagramas.
- Realce as palavras chaves e ideias.
Somente após definir o tipo de documento por exemplo, se livro, manual, apostila, relatório, você pode definir a organização e como vão ser apresentados os tópicos do documento.
5. Organize suas Ideias
Uma vez definido os tópicos que compõem o documento precisamos
organizar, por isso considere:
- Como a informação será utilizada.
- Como normalmente esse tipo de informação é organizada. Pesquise material semelhante.
- Os leitores estão familiarizados com as informações ou é necessário fazer a introdução e detalhar cada informação.
- Qual a relação lógica entre as diferentes partes da informação.
6. Organize seu Documento
A organização das informações não precisa ser idêntica em
todo o documento, depende do tipo de informação. Uma seção pode estar em ordem
de tópicos outra em ordem alfabética.
Pode-se organizar uma seção com a sequência de informações
de forma a explicar os detalhes mais facilmente ou por ordem de tarefas.
7. Faça um Esboço Antes de Escrever
Antes de iniciar a escrita do documento faça um esboço das
ideias principais. Se for um documento longo como um manual, faça antes um
esboço da tabela de conteúdo com os tópicos principais e pelo menos um
subtópico. Se o documento for mais complexo inclua vários níveis na tabela de
conteúdo.
Um exemplo que posso citar é o Ebook Introdução ao Scrum que escrevi recentemente. Antes de iniciar o ebook fiz
primeiro um esboço do que é atualmente a tabela de conteúdo. Este processo me
ajudou a ter uma visão clara da organização que eu queria apresentar no
documento.
O esboço serve para você visualizar o conteúdo necessário
para o documento e para ajudar em uma reunião com as outras pessoas envolvidas
no projeto.
Sem um planejamento anterior fica muito difícil escrever
qualquer tipo de documento. Pode dar um pouco de trabalho fazer o planejamento
antes, mas a recompensa vem depois. Esse tempo que você gasta fazendo o
planejamento você ganha lá na frente, porque o rendimento no momento de
escrever vai ser muito maior. Você já sabe exatamente que passos seguir, o que
escrever e a organização da informação, isso faz com que o processo de escrever seja mais
rápido.
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